創業率5%程度の日本は、世界的に見ても起業家へのサポートが十分ではありません。そのような現状を打破するために日々奮闘しているのが「日本をハッピーにする」を企業理念として掲げる株式会社SoLabo（ソラボ）です。

これまでに累計7,400件以上の資金調達を中心とする起業家支援を行ってきた同社は、「起業は当たり前」と思える世の中にしていきたいという想いから、現在は事業再構築補助金をはじめとした補助金申請支援事業を強化しつつ、早期経営改善計画の支援にも取り組まれています。

積極的な事業拡大を推進する一方、社内では社内外の打ち合わせの議事録作成が滞るという課題を抱えておられました。今回は、デジタルマーケティング事業部広域推進事業グループ責任者の手島春樹氏にJAPAN AI導入のきっかけや導入後の変化についてお話を伺いました。

一日中打ち合わせ「議事録を作る時間がなかった」

広域推進事業グループは新規事業の集合事業部で、2024年4月に立ち上がったばかりの部署です。現在は、「税理士・会計士コミュニティ運営」「行政からの受託案件推進」「官民連携」「企業版ふるさと納税の推進」「勘定奉行導入支援」などの幅広い事業に取り組んでいます。

部署が立ち上がった当初は、何事も手探りで、とにかく量をこなすという働き方でした。社内外の打ち合わせも多く、日によっては9時から18時まで打ち合わせということもありました。月の打ち合わせ数は最大で100件近く、少ないときでも50件程度でしたね。

社内のマネジメントや外部への営業など他の業務もこなしつつのため、当然ですが、議事録作成の時間は確保できなかったです。良くはないのですが、頭の中にとりあえず叩き込んでおくという状態でした。

ー タスク漏れも発生、議事録作成が必要と感じJAPAN AIを導入

メモ用紙に打ち合わせ内容を書き残してはいましたが、書き漏れもありました。クライアントとの打ち合わせ時に「前回こういう話をしませんでした？」と指摘されたこともあります。タスク漏れが発生してしまい、これはマズイと思いました。実は、打ち合わせ内容自体を忘れてしまうことも増えていたのです。

そのようなタイミングで、課題解決に繋がればという思いから議事録作成ができる「JAPAN AI SPEECH」を導入しました。

話者分離した形での文字起こしだけでなく、特定のフォーマットに沿った書式への加工、要約も可能だということが、導入の決め手です。

コスト面ではプラットフォーム利用料が固定で、アカウントも1人あたりの金額がかなりお安かったので、試算的にもクリアしていました。

AIが出力した議事録が頭の内容と一致「再現性が高い」

もともと、社内にAIを利用する文化がなく、「AIでどこまで業務を効率化できるのか」という不安がありました。その意味では、議事録生成は目的も使い方もシンプルで現場負担がないので導入しやすかったですね。

実際に使ってみると、頭の中にある打ち合わせ内容とAIが出力した内容がほぼ一致していました。素直に議事録として精度が高いし、再現性がしっかりしていると思えました。

議事録のテンプレートが実装されているのも嬉しいポイントです。議題項目、出席者、議論した内容、アクションプランやネクストアクションなど必要な要素に沿って、議事録が生成されるので、抜け漏れもなくなりました。

また、生成された議事録に必要な要素が薄い場合は、質問や指示を入力することですぐにこちらが求める情報を出力、反映してくれます。

0から1を作るのは大変ですが、1を2、3にするのは楽です。今は心理的なハードルも軽減され、ストレスもなくなりました。

私一人分でも少なく見積もっても月に20時間の時間削減には繋がっていると思います。

ー 行政に提出が必要な綿密な議事録も精度高くサクッとできる

官民連携事業に関する打ち合わせでは、行政側にかなり細かな議事録を提出する必要があります。そのため、これまではかなりの工数を必要とする業務でした。

それが、現在は録音するだけで、精度の高いアウトプットを出せるようになっています。

現場のメンバーからは「簡単に議事録ができてめちゃくちゃ良い」という声があがっています。クライアントからは、共有が早いと喜んでいただいています。

ただし、専門用語の精度についてはたまに読み取れないときもあるため、そこは今後の改善を期待しています。

AIをフル活用して社内の生産性向上を加速させる

議事録作成により、社内でAIを利用する文化が醸成されつつあります。

実は今、社長命令で「JAPAN AIをフル活用して社内の生産性を上げよう」というプロジェクトが始まりました。これは議事録作成により、インパクトのある時間削減が実現できていることがきっかけです。

JAPAN AI SPEECHと一緒に導入したGPT「JAPAN AI CHAT」の運用も徐々に進めています。具体的には提案資料の作成や、記事制作での活用です。

ー 企業や自治体に対する提案資料作成でAIを積極的に活用

企業や自治体を始めとするクライアント向けの提案資料を1つ作成するのには、だいたい5〜10時間程度かかるんですね。クライアントの現状や強みや、例えば導入を検討しているツールの比較分析などでかなりの情報収集が必要なのです。

クライアントの悩みの解決に繋げる提案の施策出しはソラボとしての一番のバリュー。そこに全力で取り組みたいのです。注力するためには、前段の調査の工数は、減らせるだけ減らすことができたら良いなと思っています。だからこそ、JAPAN AIをフル活用して効率化を現在進行形で進めています。

多様なファイル形式を取り込み、そして、出力して欲しい要素やデータを指示するという2つのステップだけで簡単に資料を作成してくれるのは大変便利です。現在は、20〜30 分で資料が完成します。

ー クライアントごとに合わせたプロンプトを独自に作成

JAPAN AIを運用するための専任者を時限的にですが1人配置しています。

クライアントごとに提案資料の内容は異なるため、プロンプトをカスタマイズしてそれぞれに最適化したアウトプットができるように進めてもらっている最中です。

提案に必要な情報はある程度「型」が決まっているからこそ、プロンプトに指示を書いてあげると必要な要素を入れ込んだ資料をしっかりと作ってくれます。

もちろん1回で完璧なアウトプットが出ないこともありますが、細かい指示を入れると適切に修正、反映されている印象です。資料の設計図としてもしっかりしたものが出来上がっています。今、記事制作での活用も並行して始めたところです。

50時間の時間削減のインパクト！事業立ち上げサイクルもスピーディーに

JAPAN AIの導入により、広域推進事業グループの新規事業の立ち上げサイクルはかなり早めることができました。

導入してから議事録作成の能力だけではなく、情報収集能力やまとめる能力にもすごく可能性を感じるようになっています。

提案資料作成、記事制作でもJAPAN AIをフル活用できた場合、おそらく1人あたり50時間程度の時間削減のインパクトはあるでしょう。

もし情報収集に時間がかかっていたり、収集した情報を必要なアウトプットにまとめたりすることに課題をお持ちの会社さんがいらっしゃったらぜひJAPAN AIの導入をおすすめします。

情報を集約して、自分の求めるデータに変換させるという側面では「唯一無二のツール」だと思います。それに加えて議事録も実装されているのはすごく良いです。

AIについては当初はどこまで対応できるのだろうかという不安を持っていました。しかし、今回導入して活用してみて良い意味で裏切られました。「ここまで出来るのか」というのが正直な感想です。だからこそ、社内でAIの活用をさらに進めていこうと思います。

【お問合わせ先】
JAPAN AI株式会社
担当：花田
TEL：03-5909-8187
Mail：pr@japan-ai.co.jp

【JAPAN AIについて】
JAPAN AIは「企業が1社に一つオリジナルのAIを持つ時代を創る。AIは働く人をサポートし、圧倒的な生産性を実現する。」というビジョンを掲げ、最新のAI技術を活用したプロダクトやサービス提供により、多様な業界での事業拡大や産業の発展に貢献していきます。
U R L：https://japan-ai.co.jp/

【会社概要】
社 名：JAPAN AI株式会社
代 表 者：代表取締役社長 工藤 智昭
本 社：東京都新宿区西新宿6-8-1
設 立：2023年4月14日
資 本 金：4,000万円
事業内容：人工知能の研究開発、人工知能に関するコンサルティングサービス
U R L：https://japan-ai.co.jp/