近年、AIの進化は目覚ましく、私たちの働き方に大きな変革をもたらしています。
特に事務作業の分野では、これまで人の手で行われてきたルーチン業務がAIの力によって自動化され始めています。
この記事では事務職におけるAI導入の具体的な方法や活用の成功ポイント、さらにおすすめのAIツールについても詳しく解説します。
事務職にAIを導入する背景と必要性
定型業務の自動化や作業負担の軽減を目的に、事務職でもAI活用が進みつつあります。背景には、業務の属人化や人材確保の難しさといった構造的な問題があります。
まずは事務領域が抱える課題とAI導入の意義、そして現在の活用実態を見ていきます。
- 事務職が抱える課題
- AI導入による解決効果
- 事務職におけるAI活用の現状
事務職が抱える課題
事務職の現場ではいくつかの構造的な課題が根強く残っています。特に深刻なのが業務の属人化です。特定の担当者に知識やノウハウが偏ることで、業務の引き継ぎが困難となり、組織全体の柔軟性を欠く一因となっています。また、少人数体制のまま幅広い業務をこなす必要があることから担当者への負荷が慢性的に高まりやすく、精神的・肉体的な疲弊が蓄積されがちです。
加えて情報の入力・確認といった単純作業においても人的ミスは避けがたく、細かな入力ミスや確認漏れが後工程に影響を及ぼすケースもあります。さらに紙の書類に依存した業務体制が残っている企業では検索性の低さや保管コストが非効率の要因となっており、デジタル化の遅れが足かせとなっています。
こうした背景には十分な人員確保の難しさもあり、限られたリソースで業務を回す中で事務職特有の課題が固定化されやすくなっているのが実情です。
AI導入による解決効果
AIの導入により事務業務における定型作業の自動化が進み、属人化のリスクを抑えることが可能になります。誰でも同じ手順で処理できる仕組みが整えば、業務の標準化と引き継ぎの円滑化が実現します。また繰り返しの作業や大量データの処理をAIが担うことで、担当者の負担が大幅に軽減され、人的ミスの発生も抑制されます。
文書作成やデータ入力の自動化は、精度とスピードの両立にも寄与します。さらに帳票の電子化や記録の管理もAIが支援できるため、ペーパーレス化を進める土台にもなります。これらの効果は限られた人員でも安定して業務を維持できる体制づくりにつながり、人手不足の緩和にも貢献します。
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事務職におけるAI活用の現状
現時点では、事務職へのAI導入は一部にとどまっているものの、将来的な自動化の進展は既定路線と見なされています。特に単純作業や定型業務は、AIやシステムによって代替可能とされており、長期的には多くの業務が人手を必要としなくなる見通しです。こうした背景を踏まえ、企業は事務職の正社員採用に慎重な姿勢を取るようになっており、非正規雇用や業務委託で対応する傾向が強まっています。
実際、日本政策金融公庫の調査によれば、2023年度までにAIを導入済みの企業は5.4%、2024年度に新規導入または大幅な改修を行った企業も9.2%にとどまっています。しかし一方で、「今後AIを導入する予定がある」と回答した中小企業は17.8%に上り、すべてのデジタルツールの中で最も高い関心を集めています。AIの導入により、業務の効率化（81.9%）をはじめ、人手不足の解消（21.1%）、既存サービスの品質向上（18.4%）、新サービスの創出（17.7%）といった効果が実感されており、事務作業の自動化・最適化が今後の競争力強化の鍵となることが示唆されています。
すでに多くの企業でAIの活用が始まっており、特に事務職においては効率化の動きが本格化しています。今後はAIやAIエージェントの導入が、業務パフォーマンスの向上だけでなく、人材戦略や事業成長にも直結する「必須の選択」となりつつあるのです。次の章では、具体的にどのような事務作業がAIによって自動化されているのか、その実例を見ていきます。
出典：日本政策金融公庫「導入予定割合が最も高いデジタルツールはＡＩ（人工知能）」
事務職におけるAIの活用事例8選
AIは事務業務の各所に応用されはじめており、実際の活用事例も多様化しています。ここでは、具体的な導入シーンを9つ取り上げ、それぞれの役割や効果を簡潔に紹介します。
- 請求処理の自動化
- 領収書CSV変換
- 会議議事録＆タスク管理
- 文書ドラフトからメール送信
- スケジュール調整
- 書類作成・処理の自動化
- 窓口業務の効率化
- AI-OCR技術などによるデータ入力の自動化
1. 請求処理の自動化
従来の請求処理は手作業によるチェックや分類が必要で、二重申請や不備の見落としなどのヒューマンエラーやガバナンス上のリスクがありました。
AIエージェントを活用することで請求書の内容を自動で読み取り、金額上限・勘定科目・承認ルートなどの社内ルールに基づいて即座に分類・チェックを実施してくれます。不備は自動で検知・通知されるため確認工数を削減しミスや不正の早期発見が可能に。業務効率やコンプライアンス、ガバナンスの向上に貢献します。
2. 領収書CSV変換
各部門から提出される大量の紙領収書を経理担当が目視で確認・手入力していたため、作業負担や入力ミスが常態化していました。
AIを用いたOCR処理の導入により、領収書の内容をスキャンするだけで日付・金額・店舗名などが自動で抽出され、CSV形式で出力してもらう事が可能になりました。
これにより入力作業の大半が不要となり、ミスの自動検出も可能になったことで処理の正確性と効率が大幅に向上しています。
3. 会議議事録＆タスク管理
会議内容の記録やタスク整理は手作業に頼る場面が多く、議事録の作成漏れや伝達ミスが発生しやすいという課題がありました。
AIエージェントが発言者を識別しながら文字起こしを行い、自動で内容の要約も実行するようになりました。さらに、会議後のタスクのまとめやお礼メールの作成も自動で行ってくれます。
その結果、議事録の精度と共有スピードが向上し、会議後の業務タスクも確実に可視化されるようになっています。
4. 文書ドラフトからメール送信
問い合わせ対応や定型連絡において、毎回ゼロから文面を作成する作業は時間と労力を要し、担当者の負担となっていました。
問い合わせ時にAIエージェントが、過去の対応履歴や社内情報をもとに、自動で返信メールのドラフトを生成してくれるようになり、担当者は内容を確認・調整するだけで済むようになりました。
これにより文面作成の時間が大幅に短縮され、就業時間外の自動生成も可能となったことで、対応スピードと生産性の向上が実現しています。
5. スケジュール調整
会議や面談の日程調整は関係者の都合を確認しながら何度もやり取りを重ねる必要があり、非効率な業務の代表例とされてきました。
AIの導入により、各メンバーの予定や業務状況、優先度などを自動で考慮し、最適な日程を提示してくれるようになりました。
その結果、調整にかかる時間と労力が削減され、日程確定までのスピードと正確性が大きく向上しています。
6. 書類作成・処理の自動化
従来の書類対応業務は、見積書・申込書・請求書などの作成から返送後の確認や社内での計上・管理までを手作業で行う必要があり、多くの時間と工数を要していました。
AIエージェントを活用することで、社内ガイドラインに沿った書類作成から送付先へのメール送信まで自動で実行できます。さらに送付後のダブルチェックや関係者への報告まで自動化されることで、対応の正確性とスピードが飛躍的に向上しました。
これにより事務作業の大幅な削減と、スムーズかつミスのない取引環境の実現に貢献しています。
7. 窓口業務の効率化
従来の社内外からの問い合わせ対応は担当者が長時間拘束されるケースが多く、業務の妨げになっていました。
AIを活用することで、来訪者対応や電話・チャットでの問い合わせの一次対応を代替することができます。また、備品の所在や会議室予約などの社内問い合わせにも、フローに沿って案内し、資料やリンクを即時提示してくれます。
これにより、担当者が不在の場合でも問い合わせの取りこぼしが発生せず、対応の抜け漏れを防ぎながら業務効率の向上を実現します。
8. AI-OCR技術などによるデータ入力の自動化
日常的に発生するデータ入力業務は、これまで担当者が手作業で情報を転記・確認しており、多くの時間と労力を要するうえ、ミスの温床にもなっていました。
しかし、AI-OCR（紙書類の文字読み取り）、音声入力（応対内容のテキスト化）、社内文書・データからの情報抽出といったAI技術の活用により、これらの作業を自動化し業務の効率化と精度向上が可能になります。
たとえば、受領した申込書の日付・金額・取引先名を自動で読み取り、顧客管理システムへ入力してくれます。また、手書きアンケートは自由記述を含め自動で集計・分類し、名刺情報をCRMへ自動登録することもできます。
その結果、作業時間の短縮と入力ミスの削減が実現し、情報の一元管理もよりスムーズに行えるようになっています。
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事務職でAIを活用する3つのメリット
事務業務にAIを取り入れることで、業務効率だけでなく組織全体の運用体制や働く環境にもプラスの影響が及びます。定型作業を自動化するだけでなく、人に依存しない仕組みづくりやミスの抑制にもつながります。ここでは事務職におけるAI活用の代表的な利点を3つ紹介します。
- ミスの削減とクオリティの向上
- 業務の個人依存の解消と知識の共有
- 労働環境の改善
ミスの削減とクオリティの向上
人による作業はどうしても入力漏れやチェックの見落としといったミスを伴います。AIは帳票データの読み取りや不備検知を高精度で自動化できるためデータ入力の誤りや検品漏れといったヒューマンエラーを抑制できます。
その結果、作業品質が均一化され、ミス対応の手戻り工数も大幅に削減されます。
業務の個人依存の解消と知識の共有
AIによって業務手順や判断基準が明文化・構造化されることで、個人の経験や感覚に頼らず、誰でも同水準の作業を再現できる環境が整います。
これにより知識やノウハウの属人化が防がれ、チーム内での継承や共有が自然に促進されます。
生産性向上と人材不足の解消
AIが繰り返し作業や単純な処理を代行することで、日々の業務負担が軽くなります。
その分、従業員は頭を使う業務や判断が求められる作業に専念しやすくなり、時間と気持ちのゆとりが生まれます。結果として、職場の雰囲気や働きやすさにも良い影響が及びます。
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事務職におすすめのAIツール
事務作業を効率化するには、現場に適したAIツールを選ぶことが重要です。日々の業務に無理なくなじみ、実務に直結する機能を持つかどうかがポイントとなります。ここでは実用性と拡張性を兼ね備えたJAPAN AI AGENTを紹介します。
JAPAN AI AGENTは、事務職をはじめとした幅広い業務に対応するAIエージェントをノーコードで簡単に作成・カスタマイズできる実用的なプラットフォームです。
経費処理やデータ入力、スケジュール調整といった業務に特化した豊富な標準エージェントがすぐに利用できます。また必要に応じて自社の業務内容に合わせてカスタマイズしたAIエージェントも簡単に作成できます。さらに導入から活用まで専任の担当者が無料で伴走サポートを行うため、AIに不慣れな事務職の現場でも安心して運用をスタートできます。
日々の事務作業の自動化と効率化を実現するうえで、即戦力となるツールです。
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事務職におけるAIの導入方法
AIを効果的に活用するには、単にツールを取り入れるだけでなく、組織内の体制整備も不可欠です。ここでは導入を進めるための3つの具体的な方法を紹介します。
- AI人材を採用する
- AI活用の研修制度を導入する
- 適切なAIエージェントサービスを導入する
AIの推進担当を決める
AIの導入を成功させるには、単にツールを導入するだけでなく、それを現場で使いこなせる人材の存在が欠かせません。
小規模な活用で成果が出ても、全社的な展開には活用をリードできる担当者が必要です。AIの知識と現場理解をあわせ持つ人材を採用し、推進の中心に据えることが導入定着の鍵となります。
AI活用の研修制度を導入する
AIを活用する上で、基本的な知識や操作に慣れるための研修制度を整えることは有効な選択肢の一つです。
ただし、近年ではサポート機能が充実したツールも増えており、必ずしも専門的なトレーニングを受けなくても導入・運用が可能なケースもあります。
現場の状況に応じて、必要な範囲での研修を柔軟に検討する姿勢が重要です。
適切なAIエージェントサービスを導入する
AIを導入する際は、事務職の業務内容に適したエージェントを見極めることが重要です。
例えばデータ入力や文書作成、スケジュール調整といった日常的な業務に対応できる機能を備えているか、サポート体制が整っているかなどを確認する必要があります。
活用する部署の業務特性に合わせて選定することで、導入後のギャップを防ぎ、実務での効果的な活用につながります。
様々な業務作業の効率化するならJAPAN AI AGENT
繰り返しの多い事務作業を効率化したい企業には、JAPAN AI AGENTの導入が有効です。問い合わせ対応やスケジュール調整、データ入力といった日常業務をAIが自律的に処理し、手作業の負担を大幅に削減できます。
さらに既存の社内ツールと柔軟に連携し、業務フロー全体を自動化できる点も特長です。職種ごとに最適化されたエージェントを活用することで、事務領域におけるAI活用をスムーズに実現できます。
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事務職でAIエージェントを活用する際の成功ポイント
事務職にAIエージェントを導入する際は、単にツールを用意するだけでは不十分です。導入目的や運用環境を明確にし、社内の準備状況に応じた進め方が求められます。ここでは実用性を高めるために重要な3つの視点を整理します。
- AI導入の目的を明確に設定する
- 正確性と整合性のある十分なデータを用意する
- AI導入後のフォロー体制を踏まえた計画を構築する
AI導入の目的を明確に設定する
AIを活用するにはまず何を改善したいのかを明確にすることが重要です。たとえば、「データ入力にかかる時間を半分に短縮したい」「請求処理のミスを減らしたい」「メール対応のレスポンスタイムを改善したい」など達成したいゴールを明確にします。そうすると、導入すべきツールやシステムの選定基準もはっきりし、結果として業務への定着や効果的な運用につながります。
現場の実際のニーズを踏まえ、どの部分にAIを導入するのかを明確にすることがプロジェクトを円滑に進める鍵となります。
社内データとの連携体制を整備する
AIエージェントの性能は参照できる社内情報の質と整備状況によって大きく左右されます。マニュアルやFAQ、過去のメール、業務ルール、テンプレートなどを事前に整理し、AIが必要な情報に迅速にアクセスできる環境を整えることが重要です。特に事務作業で頻出する用語や定型文書が明確に分類されていれば、より的確な対応が可能になります。
AI導入後のフォロー体制を踏まえた計画を構築する
AIの導入はゴールではなく、活用を定着させるためのスタートにすぎません。継続的な調整や改善を前提に、運用後のサポート体制や教育機会を含めた計画を立てることが重要です。運用の中で生じる課題にも対応できる仕組みをあらかじめ用意しておくことで、AIの効果を安定的に維持できます。
まとめ：AI社員を量産し事務職を効率化するならJAPAN AI
事務職におけるAI活用は属人化やミスの多発といった慢性的な課題を解消し、業務の標準化と生産性向上を実現する有効な手段です。経費精算や議事録作成、スケジュール調整といった定型業務はAIによって自動化され、担当者の負担が大幅に軽減されます。また、導入を成功させるためには、目的の明確化、適切なデータ整備、導入後の運用体制までを一貫して設計することが重要です。
こうした取り組みを加速させる上で有力な選択肢となるのがJAPAN AIです。
JAPAN AIはAIで持続可能な未来の社会を創るために、事業全体の生産性向上とDX推進を力強くサポートしています。
「AIトランスフォーメーション」に伴走するパートナーとして、多様なニーズに応えるため多岐にわたるAIサービスを展開しています。問い合わせ対応を効率化するAIエージェントサービス「JAPAN AI AGENT」をはじめ、営業支援AIサービス（SALES）、マーケティングAIサービス（MARKETING）、AI議事録（SPEECH）など、様々な用途に特化したAIを組み合わせることで、事業全体の生産性向上とDX推進を力強くサポートします。
また、導入から活用まで専任担当者による無償サポートが受けられる点も大きな特長です。業務効率化の基盤としてAI社員を本格的に活用したい企業にとって、JAPAN AIは実践的かつ安心して導入できます。
